Một số điều cần biết khi tham gia thiết kế gian hàng hội chợ

Tham gia hội chợ thương mại đòi hỏi các doanh nghiệp phải đầu tư thời gian và tiền bạc vào gian hàng của mình cũng như cần phải thực hiện một số công việc cần thiết và theo từng bước. Dưới đây là một số chia sẻ cùng bạn khi tham gia thiết kế gian hàng hội chợ.

1. Xác định đúng hội chợ mình sẽ tham gia 

Đây chính là một tiền đề quan trọng cho sự thành công của bạn. Bạn có thể tham khảo các tài liệu về hội chợ, thiết kế gian hàng hội chợ  qua catalogue, thông tin giới thiệu về hội chợ,…Hoặc có thể liên hệ với ban tổ chức hội chợ để thu thập số liệu cần thiết như: số lượng nhà triển lãm, số lượng khách hàng,..Từ đó có thể xác định đúng mặt hàng mục tiêu của mình sẽ đem đến để giới thiệu và trưng bày tại hội chợ.

Một số điều cần biết khi tham gia thiết kế gian hàng hội chợ

2. Xây dựng phương án tham gia hội chợ trước khi thiết kế gian hàn g

Sau khi đã xác định được hội chợ tham gia, bạn cần phải xây dựng kế hoạch tham gia hội chợ. Đây là việc rất quan trọng  giúp cho các nhà triển lãm có được kế hoạch triển khai công việc hiệu quả nhất. Tuỳ theo từng ngành hàng, các doanh nghiệp có thể lập kế hoạch riêng cho đơn vị mình, có thể gói gọn trong các bước sau:

+ Liên hệ với Ban Tổ chức để đăng ký tham gia hội chợ sớm nhất có thể: Thời điểm liên hệ với ban tổ chức khoảng 6 tháng trước khi hội chợ diễn ra. Đây là khoảng thời gian hợp lý để bạn có thể chuẩn bị tốt nhất để lên kế hoạch về các sản phẩm trưng bày, thiết kế tờ rơi, tờ gấp, mục tiêu trưng bày,… Tuỳ theo từng hội chợ, nếu bạn đăng ký sớm có thể sẽ tiết kiệm được chi phí do ban tổ chức hội chợ có chính sách ưu đãi gian hàng, và sẽưu tiên bố trí sắp xếp gian hàng của bạn vào vị trí tốt nhất có thể.

+ Xây dựng kế hoạch hoạt động trước hội chợ, trong thời gian diễn ra hội chợ, và sau khi kết thúc hội chợ phải phù hợp với chiến lược và mục tiêu phát triển của công ty. Bạn phải xác định được điều cần thiết nhất và chiến lược tham gia hội chợ này là gì, ví dụ: tập trung giới thiệu sản phẩm mới hay là xúc tiến các sản phẩm sẵn có của công ty? .

+ Chuẩn bị hàng mẫu, tài liệu và trang trí gian hàng.

– Đối với hàng mẫu:  Sản phẩm được trưng bày là hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng

Phải nghiên cứu đặc tính từng thị trường, tính chất của từng hội chợ để chọn sản phẩm phù hợp về mẫu mã bao bì, kích cỡ,v.v…. Cần lưu ý một số yếu tốsau khi chọn sản phẩm trưng bày:

– Sản phẩm nào là sản phẩm cạnh tranh của công ty ?

– Những sản phẩm của công ty có phù hợp với khuynh hướng tiêu thụ và chất lượng của thị trường không?

– Thiết kế, đóng gói bao bì có phù hợp thị trường không?

– Diện tích trưng bày sản phẩm hợp lý chưa?

– Cân nhắc xem cần những phương tiện hỗ trợ nào để làm nổi bật sản phẩm trưng bày như kệ đặc biệt.

Bạn cần nghiên cứu sơ đồ xem vị trí gian hàng để xác định được ví trí và các lợi thế về gian hàng, từ đó lên kế hoạch bài trí gian hàng và xác định chủng loại hàng hoá mà mình dự tính sẽ mang tới hội chợ, kích cỡ các loại hàng mẫu để cho phù hợp với việc trưng bày tại gian hàng của mình. Đặc biệt lưu ý đến thời gian chuẩn bị hàng mẫu, kế hoạch gửi hàng để làm sao kịp với thời gian diễn ra của hội chợ.

– Đối với việc thiết kế thi công gian hàng:  việc trưng bày càng tươm tất, nghệ thuật thì sự thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty càng cao.  Các doanh nghiệp lớn đều thuê thiết kế gian hàng của mình. Họ sẽ đưa ra giải pháp và tư vấn lựa chọn các loại vật liệu trang trí phù hợp để tiết kiệm chi phí.

– Một trong những tài liệu rất quan trọng và không thể thiếu đó là danh thiếp.  Hoặc các quà tặng có ghi tên và địa chỉ giao dịch của công ty. Điều này giúp khách hàng dễ dàng giao dịch với bạn khi họ có nhu cầu. Kể cả những khách mà họ không mua hàng của bạn nhưng họ sẽ lưu tâm đến tên tuổi của công ty bạn và có thể giao dịch với bạn trong tương lai.

3. Lựa chọn nhân sự đứng gian hàng 

Lựa chọn nhân viên trực tại gian hàng như thế nào? Việc này giúp cho doanh nghiệp thực hiện được chiến lược quảng bá và giới thiệu sản phẩm. Nhân sự lựa chọn phải đảm bảo được các tiêu chí sau: có kiến thức về sản phẩm, kiến thức về công ty mình, có khả năng giao tiếp tốt và thuyết phục được khách hàng, ngoại hình ưa nhìn… Có thể phải đào tạo cho họ về chiến lược phát triển công ty và kiến thức về thị trường. Lựa chọn nhân sự không tốt có thể sẽ không thành công thậm chí GIẢM uy tín của công ty. Theo (CEIR.org) thì 85% thành công của hội chợ là phụ thuộc vào nhân sự đứng tại gian hàng.

4. Thực hiện giao dịch sau hội chợ (follow-up) với khách hàng

Ngoài  các hội chợ chuyên ngành, hội chợthương mại sẽ liên quan đến khâu thanh toán ngay tại gian hàng. Bạn phải chuẩn bị đầy đủ các phương tiện thanh toán của khách hàng? Ví dụ:  tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng, quy đổi tỷ giá các loại ngoại tệ. Bạn nên mang theo máy tính cần thiết để phục vụ công việc. Và tìm hiểu rõ về các loại thuế sẽ áp dụng tại hội chợ (nếu có). CEIR.org cho thấy 79% sự thành công  là các giao dịch sau khi kết thúc hội chợ. Điều này phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng thu thập thông tin và phản hồi của bạn. Khách nào sẽưu tiên giao dịch trước và loại thông tin nào sẽ cung cấp cho khách hàng.

Là đơn vị hàng đầu thiết kế thi công gian hàng hội chợ triển lãm, SDRAGON – đơn vị chuyên thiết kế & thi công gian hàng luôn hiểu rõ những điều này. Với nhiều năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ tại các hội chợ trong & ngoài nước, Chúng tôi luôn mang đến những sản phẩm, dịch vụ chất lượng cùng với sự tư vấn trọn gói các thủ tục với Ban tổ chức, toà nhà triển lãm và các bên liên quan cho khách hàng. Sự tin tưởng của hàng trăm doanh nghiệp đã lựa chọn chúng tôi tại các kỳ hội chợ, triển lãm là minh chứng rõ nhất.